Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Rahmen des Dienstes «Suisse Notes» ist:

Suisse AI Group GmbH
Kirchstrasse 3
CH-8304 Wallisellen
E-Mail: kontakt@suisse-ai.ch

Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

2. Welche Daten wir bearbeiten

Im Rahmen der Nutzung von Suisse Notes bearbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Passwort (verschlüsselt), Rolle sowie – bei Anmeldung über Microsoft – die von Microsoft bereitgestellte Kennung/E-Mail.
• Aufnahme- und Transkriptionsdaten: hochgeladene oder aufgenommene Audiodateien, daraus erzeugte Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Schlüsselentscheidungen.
• Nutzungs- und Abrechnungsdaten: verbrauchte Minuten/Guthaben, Zahlungsvorgänge sowie technische Protokolle (u. a. Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen).
• Kalenderdaten (optional): bei Verbindung mit Microsoft Outlook die für die Besprechungsaufzeichnung erforderlichen Kalendereinträge.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten diese Daten, um

• den Dienst bereitzustellen (Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung, Export);
• Ihr Konto zu verwalten und die Abrechnung durchzuführen;
• die Sicherheit, Stabilität und Weiterentwicklung des Dienstes zu gewährleisten;
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung, Ihre Einwilligung (soweit erforderlich, z. B. für die Kalenderverbindung) sowie unsere berechtigten Interessen an einem sicheren, funktionierenden Dienst.

4. Datenstandort und Datenresidenz

Suisse Notes ist auf eine Datenverarbeitung in der Schweiz bzw. der EU/EWR ausgelegt. Die Anwendung und die Datenbank werden in einem Rechenzentrum in der Schweiz (Region Switzerland North) betrieben; Audiodateien werden in Schweizer Azure Blob Storage gespeichert. Einzelne Auftragsbearbeiter (siehe Ziffer 5) verarbeiten Daten in der EU. Eine Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien (u. a. Standardvertragsklauseln).

5. Auftragsbearbeiter (Unterauftragsverarbeiter)

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten:

Mit allen Auftragsbearbeitern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsdatenbearbeitung. Ihre Audiodaten und Transkripte werden ausschliesslich zur Erbringung des Dienstes verwendet und nicht zu Werbezwecken weitergegeben.

6. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen bleiben gespeichert, bis Sie diese löschen oder Ihr Konto aufgelöst wird. Nach Kontoauflösung werden die zugehörigen Daten innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Ihr Konto können Sie jederzeit selbst löschen, auf der Website unter Einstellungen → Sicherheit und in der iPhone-App unter Einstellungen. Dabei werden Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen sofort gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an kontakt@suisse-ai.ch. Zudem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in der Schweiz: EDÖB) zu beschweren.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung (z. B. zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung und zur Speicherung Ihrer Sprach- und Theme-Einstellungen) ein. Nicht zwingend notwendige Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung verwendet, die Sie über den Cookie-Hinweis auf der Startseite erteilen oder ablehnen können.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS); Passwörter werden ausschliesslich als Hash gespeichert. Der Zugriff auf Aufnahmen ist strikt personenbezogen.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.